Akışın tamamı
Soldaki adımlar Bitrix24'te, sağdakiler ERP'de yapılır. Kesikli çerçeveli kutular sistemin kendiliğinden yaptığı işlerdir.
Bitrix24 adımları
Satış ekibinin yaptıkları.
1 · Anlaşmayı aç ve kaydet
Anlaşmayı açın, müşteriyi seçin ve kartı kaydedin.
Bitrix24, kaydedilmemiş kartta seçtiğiniz müşteriyi "ERP Cari" alanına iletmiyor. Bu yüzden kaydetmeden panelde "Önce bu kartı kaydedin" uyarısını görürsünüz. Kaydettikten sonra panel kendiliğinden dolar.
2 · Cariyi eşleştir
| Durum | Ne görürsünüz | Ne yaparsınız |
|---|---|---|
| Müşteri ERP'de var | Cari bilgileri (ad, TCKN/VKN, telefon, adres) ve finans özeti | Bir şey yapmanıza gerek yok |
| Müşteri ERP'de yok | Form açılır, Bitrix kartındaki bilgilerle dolu gelir | Yalnızca TCKN/VKN ve Vergi Dairesi alanlarını doldurup kaydedin |
Bitrix24 bu alanları tutmuyor; muhasebe için zorunlu olduklarından ERP tarafında sizden isteniyor. Girilmeden cari oluşmaz, dolayısıyla süreç ilerlemez.
Tüzel kişi: VKN (10 hane) · Gerçek kişi: TCKN (11 hane) + vergi dairesi · Bireysel: ad, soyad + TCKN
Cari kaydedildiğinde bağ kalıcı olarak kurulur: Bitrix kartında ERP müşteri numarası, ERP'deki cari kartında da Bitrix24 CRM ID görünür. Bir daha eşleştirmeniz gerekmez.
3 · Teklifi oluştur
Anlaşma içinden teklif oluşturun ve ürün satırlarını girin (adet, birim fiyat, KDV, iskonto). ERP kataloğunda karşılığı olan ürünler eşleşerek gelir; eşleşmeyenler katalog dışı kalem olarak aktarılır — tutarlar yine doğru işler.
4 · Teklifi onayla
Teklif durumunu "Teklif Onaylandı" yapın. Bu, tüm süreci başlatan tetikleyicidir. ERP'de anında oluşanlar:
| Kayıt | Örnek kod | İçerik |
|---|---|---|
| Teklif | ST2611 | Bitrix teklifinin ERP karşılığı |
| Proje | SP266 | Anlaşmanın ERP'deki iş kaydı |
| Talepler | TASK-2026-135 | Her teklif satırı için bir kalem |
Aktarım durur ve kartın akışına "ERP: cari eşleştirme gerekiyor" notu düşer. 2. adımı tamamlayın — aktarım kendiliğinden kaldığı yerden devam eder.
ERP adımları
Muhasebe ve finans ekibinin yaptıkları.
5 · Talebi faturalandır
Planlama → Projeler → ilgili proje (SP…) → Talepler sekmesinde talebin satırındaki Faturala düğmesine basın. Açılan satış belgesinde ürün satırlarını kontrol edin, tahsilat kanalını seçin (boş bırakırsanız veresiye olur).
Kaydet → fiş kesilir ama talep faturaya bağlanmaz; anlaşma kartında hiçbir tutar görünmez.
Satış Faturası → fiş kesilir ve talebe bağlanır; anlaşma kartındaki rakamlar dolar.
Kartta tutar göremiyorsanız ilk bakılacak yer burasıdır.
Fatura kesildiğinde muhasebe fişi oluşur (cari borçlanır; satış ve KDV hesapları alacaklanır), fiş ilgili anlaşmayla etiketlenir ve anlaşma kartına "Satış faturası kesildi" kaydı düşer.
6 · e-Fatura / e-Arşiv kes
Fatura ekranından e-Fatura/e-Arşiv Kes → entegratör ve arşiv seçili gelir → Faturayı Kes. Belge oluştuğunda anlaşma kartına belge numarası, ETTN ve PDF bağlantısıyla birlikte kaydedilir; süreç bu adımla resmen tamamlanır.
"Elektronik gönderim şekli seçildiği halde mail adresi girilmemiştir."
Cari kartında e-posta adresi boştur. Cariler → ilgili cari → e-posta girip tekrar deneyin.
7 · Tahsilatı gir
Tahsilat fişini keserken ilgili talebe bağlayın. Kısmi tahsilatta kalan azalır ve karta "Tahsilat alındı (kısmi)" kaydı düşer; kalan sıfırlandığında "(tamamlandı)" yazar.
Anlaşma kartında ne görünür?
"ERP Cari" paneli solda cariyi, sağda o anlaşmanın parasal durumunu gösterir.
Altındaki Hareketler listesinde her satır bir fatura veya tahsilattır: fiş numarası, tarih ve tutar. En yeni üstte, son 12 hareket görünür.
| Kartın türü | Finans gösterimi |
|---|---|
| Anlaşma | Yalnızca o anlaşmanın faturası ve tahsilatı |
| Kişi / Firma | Carinin geneli: Toplam Giren · Toplam Çıkan · Kalan (Bakiye) |
| Teklif | Finans gösterilmez — teklif henüz mali bir belge değildir |
Quick ERP sekmesi
Kişi ve firma kartlarında, o cariye ait ERP verisinin tamamı tek yerde.
Bitrix24'te bir kişi veya firma kartını açtığınızda üst sekme çubuğunda Quick ERP sekmesini görürsünüz. İçinde altı bölüm vardır:
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Özet | Toplam fatura, tahsil edilen, kalan bakiye, teklif/proje sayısı · tahsilat oranı halkası · son 6 ayın fatura/tahsilat grafiği · son hareketler |
| Teklifler | Cariye ait teklifler: kod, başlık, tarih, tutar, durum |
| Projeler | Proje kodu, tutar, tahsil edilen, kalan |
| Faturalar | Kesilen faturalar; fiş numarasına tıklayınca ERP'de açılır. İptal edilenler üstü çizili görünür |
| Tahsilatlar | Alınan ödemeler, aynı düzende |
| Risk | Cariye ait risk skoru ve skoru etkileyen etkenler (aşağıda) |
| Ödeme Talebi | Karttan ödeme linki oluşturma (aşağıda) |
Yetkilendirme
Bu sekme mali bilgi gösterdiği için erişimi sınırlandırılabilir. Yönetim ERP → Ayarlar → Entegrasyonlar → Bitrix24 → Sekme Yetkileri ekranındadır:
| Ayar | Anlamı |
|---|---|
| Herkes görebilir | Portaldaki tüm kullanıcılar (varsayılan) |
| Yalnızca yetkilendirilenler | Seçilen departmanlar ve kişiler. Departman seçilirse o departmana sonradan eklenen kişiler de otomatik yetkili olur |
| Portal yöneticileri | İsteğe bağlı: yöneticiler her durumda görebilir |
Yetkisi olmayan kullanıcı sekmeyi açtığında rakam yerine "Yetkiniz bulunmamaktadır" bilgisi görür. Aynı yetki ödeme talebi oluşturmak için de geçerlidir.
Risk raporu
Skor 100 üzerinden hesaplanır — yüksek skor, düşük risk demektir. Uydurma bir değer değildir; carinin ERP'deki fatura ve tahsilat geçmişinden türetilir ve her etkenin sebebi ekranda yazar:
| Etken | Etki | Nasıl ölçülür |
|---|---|---|
| Tahsilat oranı | en çok −40 | Kesilen faturaların ne kadarı tahsil edilmiş |
| Bekleyen alacak yaşı | en çok −30 | Açık bakiye varsa en eski faturanın üzerinden geçen süre (90 günde tam etki) |
| Kredi limiti kullanımı | en çok −20 | Açık bakiyenin tanımlı limite oranı (limit yoksa etki yok) |
| İptal edilen fatura | en çok −10 | İptal edilen faturaların toplam faturaya oranı |
Seviyeler: 70 ve üzeri Düşük Risk · 40–69 Orta Risk · 40 altı Yüksek Risk
Ödeme talebi
Sekmedeki Ödeme Talebi bölümünden, ERP'ye geçmeden ödeme linki oluşturabilirsiniz:
- Hangi fatura için olduğunu seçin — tutar o faturadan otomatik dolar. Faturasız (serbest) tahsilat da yapılabilir.
- Ödeme kanalını (POS) ve göndermek istediğiniz yolu seçin: e-posta ve/veya WhatsApp.
- Ödeme Talebi Oluştur deyin. Link üretilir, seçtiğiniz kanaldan gider ve kartın akışına kayıt düşer.
Fatura seçilirse ödeme geldiğinde tahsilat o faturaya yazılır: anlaşma kartındaki Tahsil Edilen artar, Kalan azalır. Faturasız talepte tahsilat cariye genel olarak işlenir.
Gönderim yapılamazsa (ör. WhatsApp oturumu kapalıysa) ekranda kırmızı uyarı çıkar; ödeme talebi yine oluşmuştur ve linki elle paylaşabilirsiniz.
Kurallar
Sürecin doğru işlemesi bu altı maddeye bağlı.
- Fatura, talep veya teklif üzerinden kesilir. Hiçbirine bağlanmadan kesilen serbest satış belgesinin hangi anlaşmaya ait olduğu bilinemez; kartta görünmez.
- Cari eşleşmesi zorunludur. Cari bağlanmadan teklif ERP'ye aktarılmaz.
- TCKN/VKN ve vergi dairesi Bitrix24'te tutulmaz, cari oluştururken ERP tarafında girilir.
- e-Arşiv için carinin e-posta adresi zorunludur.
- Fiş iptali rakamları geri sarar. İptal edilen fatura veya tahsilat, karttaki toplamlardan ve hareket listesinden kendiliğinden düşer; elle düzeltme gerekmez.
- Rakamların kaynağı muhasebe fişleridir, ayrı bir sayaç tutulmaz. Bu yüzden ERP'de gördüğünüz tutarla kartta gördüğünüz tutar her zaman aynıdır.
Sorun giderme
Belirtiden çözüme.
| Belirti | Sebep | Çözüm |
|---|---|---|
| Panelde "Önce bu kartı kaydedin" | Kart kaydedilmemiş; Bitrix müşteriyi iletmiyor | Kartı kaydedin, panel kendiliğinden dolar |
| "ERP: cari eşleştirme gerekiyor" | Teklif onaylandı ama ERP carisi yok | ERP Cari alanından cariyi oluşturun; aktarım otomatik sürer |
| Teklif onaylandı, ERP'de kayıt yok | Aktarım gecikmiş olabilir | 10 dakika bekleyin — sistem kendiliğinden toparlar. Sürerse cari eşleşmesini kontrol edin |
| Kartta rakamlar 0,00 | Fatura talebe bağlanmamış ("Kaydet" ile kesilmiş) | Faturayı Satış Faturası düğmesiyle kesin |
| e-Fatura: "mail adresi girilmemiştir" | Cari kartında e-posta boş | Cariye e-posta girip tekrar deneyin |
| Quick ERP sekmesinde "Yetkiniz bulunmamaktadır" | Sekme kısıtlı, kullanıcı listede değil | ERP → Ayarlar → Entegrasyonlar → Bitrix24 → Sekme Yetkileri'nden kişiyi/departmanı ekleyin |
| Ödeme talebinde "E-posta (cari e-postası yok)" | Cari kartında iletişim bilgisi boş | ERP'de cariye e-posta / cep telefonu girin |
| WhatsApp gönderilemedi: oturum yok | WhatsApp Web bağlantısı kapalı | ERP → Ayarlar → Entegrasyonlar → WhatsApp Web → QR okutun |
| Kartta eski rakamlar | Panel açıldığı andaki veriyi gösterir | Kartı yenileyin |
Sık sorulanlar
Bitrix24'te robot veya otomasyon kurmam gerekiyor mu?
Hayır. Bağlantı kurulurken gereken abonelik otomatik yapılır; teklifi onaylamanız yeterli.
Aynı anlaşmaya birden fazla fatura kesebilir miyim?
Evet. Belge Toplamı hepsinin toplamıdır, faturalar hareket listesinde ayrı ayrı görünür.
Teklifi onayladıktan sonra ürünleri değiştirirsem?
Aktarım onay anındaki satırlarla yapılır. Sonraki değişiklikleri ERP'deki teklif veya talep üzerinde yapın.
Cari hem Bitrix24'te hem ERP'de mi tutuluyor?
Cari kaydı ERP'dedir; Bitrix'teki kişi/firma kartıyla eşleştirilir. Eşleşme iki tarafta da görünür.
Tahsilatı yanlış girdim, ne olur?
Fişi iptal edin. Karttaki Tahsil Edilen ve Kalan tutarları kendiliğinden eski haline döner.
Terimler
| Terim | Karşılığı |
|---|---|
| Anlaşma | Bitrix24'teki satış fırsatı |
| Teklif | Anlaşmadan üretilen fiyat teklifi |
| Cari | ERP'deki müşteri/tedarikçi hesabı |
Proje SP… | Onaylanan teklifin ERP'deki iş kaydı |
| Talep | Projedeki iş kalemi — teklif satırının karşılığı |
Fiş SATIS-… | Muhasebe kaydı |
| ETTN | e-Fatura/e-Arşiv belgesinin tekil numarası |
| Veresiye | Faturası kesilmiş ama tahsil edilmemiş tutar |